Aceptando el Cumplimiento en la Infraestructura de Banda Ancha
Cumplimiento – con frecuencia, esta palabra infunde miedo a cualquiera que la escuche. Volteamos los ojos y pensamos en las minucias que consumen tiempo involucradas cuando todo lo que queremos hacer es que nuestro programa funcione y nuestros fondos salgan por la puerta. ¿Por qué le tememos a esta palabra y las tareas asociadas?
La experiencia con el cumplimiento es diferente para todo el mundo. Tal vez el proyecto en el que usted estaba trabajando tomó el doble de tiempo en completarse debido a un requisito que usted consideró que era innecesario, o sintió que la agencia gubernamental se estaba “metiendo” en su proyecto o que ellos no confiaban en usted y su agencia para hacer el trabajo y hacerlo bien.
Los Beneficios Superan la Carga
Los pasados cuatro años trabajando en la oficina de banda ancha de una agencia estatal me dieron una nueva apreciación del cumplimiento y lo que realmente significa.
Comenzando con una definición de cumplimiento de Merriam-Webster – “Conformidad en el cumplimiento de requisitos oficiales,” es bastante benigna, ¿verdad? Mientras en una descripción sencilla, a menudo muchos encuentran el cumplimiento, en especial con las regulaciones federales – 2 CFR § 200 – una idea desagradable. Mi deseo es ayudarle a superar las laboriosas tareas involucradas en cumplir con el cumplimiento mientras brindo orientación y herramientas para ayudar a las oficinas estatales de banda ancha a seguir siendo buenos administradores de los fondos asignados y garantizar la rendición de cuentas de los dólares de nuestros contribuyentes.
Aumentando Juntos el Acceso al Internet de Alta Velocidad: Colaboración entre el Estado y los Subvencionados
Una lección temprana e importante que aprendí mientras trabajaba para el programa de banda ancha de Virginia fue nuestro lema: “No somos una agencia de atraparle.” Esencialmente, no estábamos tratando de encontrar formas de recuperar el dinero de nuestros beneficiados. En cambio, fuimos socios en este esfuerzo y nos comprometimos a servir a nuestros constituyentes y ayudarles a conectarse al acceso a Internet de alta velocidad a través de una colaboración efectiva con los subvencionados.
Un ejemplo perfecto de una mejor práctica estatal establecida con el subvencionado en mente es cuando desarrollamos formularios para proyectos financiados por el estado para monitorear de cerca los programas financiados por el gobierno federal. Debido a que nuestro equipo estaba familiarizado con esta plantilla fácil de usar, ofreció a nuestros subvencionados un proceso menos engorroso que aseguró una transición sin problemas mientras se navegan entre programas financiados por el estado a programas financiados por el gobierno federal y sus respectivos requisitos de cumplimiento.
La colaboración entre el estado y los subvencionados es esencial para una asociación exitosa y la entrega del proyecto. Trabajando juntos, los estados y los subvencionados están ayudando a garantizar que las comunidades en desventajas y desconectadas accedan a fondos para igualar el campo de juego. Además, para los subvencionados, aproveche sus contrapartes estatales, son un gran recurso y un aliado para tener a lo largo de su proyecto.
Priorice e Invierta Tiempo en Capacitación sobre Cumplimiento
Es importante mantenerse regularmente “al tanto” de nuevas medidas de cumplimiento y aprovechar los recursos disponibles a través de agencias como el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los EE. UU. (HUD, por sus siglas en inglés) y el Departamento del Tesoro de los EE. UU. (Tesoro), quienes ofrecen capacitaciones y kits de herramientas en línea sin costo alguno.
Mientras en Virginia, nuestro equipo completó una capacitación ambiental compatible con HUD. Debido a que hemos tenido proyectos de banda ancha financiados por el gobierno federal, necesitábamos esto para certificar nuestra respuesta ambiental. Gracias a la gran previsión del Director de Banda Ancha, con estas capacitaciones gratuitas, pudimos ayudar a nuestros beneficiados a quienes se les otorgaron Fondos del Proyectos de Capital (CPF, por sus siglas en inglés) que tenían un requisito para una Evaluación Ambiental.
Recomiendo que subvencionados u oficiales del estado puedan completar algunas de las capacitaciones en la lista a continuación:
- Environmental Review Training – HUD Exchange
- Financial Management 201: 2 CFR Part 200 Online Module – HUD Exchange
La Documentación es Clave en el Cumplimiento
Antes de mi salida, tuve la oportunidad de trabajar con el analista del Programa de Banda Ancha de Virginia en el cumplimiento de los fondos de la Ley del Plan de Rescate Estadounidense (ARPA, por sus siglas en inglés) y CPF. Se debía presentar un informe trimestral como parte del proceso de cumplimiento federal. En Virginia, el sistema interno de manejo de subvenciones permitía a un usuario crear y asignar plantillas para un proyecto en particular. Juntos, creamos una plantilla de cumplimiento federal y desarrollamos una guía sobre cómo utilizar la información ya provista al estado por los subvencionados en otros informes para completarla. Encontrar formas de simplificar los informes es muy útil, ya que la documentación es una pieza crucial para el cumplimiento.
Del mismo modo, anticipar lo que se puede ser solicitado en una auditoría lo ayudará significativamente a largo plazo en evitar problemas de última hora para encontrar la información cuando se solicite. Mientras estuve en Virginia, nuestro equipo tuvo como objetivo “adelantarse” a la solicitud. Por ejemplo, sabíamos que ciertos auditores preguntarían sobre nuestro proceso de adquisición. Con esta “pregunta” en mente, iniciamos conversaciones con nuestros beneficiarios temprano para asegurarnos de documentar y capturar la información y las políticas relevantes al principio del proceso para asegurarnos de que estuviera lista cuando se solicitara.
Un Socio en la Banda Ancha
Nuestro equipo está listo para ser su socio en la implementación de banda ancha. El equipo de IEM brinda apoyo directo y/u orientación para sus necesidades de cumplimiento de banda ancha. Al invertir el tiempo y los recursos necesarios para cumplir con los requisitos de cumplimiento federales y estatales, aseguraremos el éxito de sus proyectos y mejoraremos las oportunidades de financiamiento futuro.
¿Quiere aprender más? Contáctenos hoy para discutir sus necesidades de banda ancha.
